La période de fin d’année s’y prête, voici une belle idée de cadeau de Noël pour votre entreprise, notamment pour les services qui gèrent beaucoup de documentation.

Il s’agit de déployer à moindre coût, dans des délais très courts, une solution répondant aux besoins inhérents à la gestion documentaire.

En effet, qui n’a pas perdu un document dans une arborescence de répertoires Windows ou dupliqué x fois un document pour le ranger dans différents répertoires
… ou encore écrasé par erreur un document mal rangé ?

Je voudrais, à cette occasion,  vous faire part de mon retour d’expérience sur la mise en œuvre de ce type de projet chez nos clients.

Qu’est-ce que c’est ?

Depuis Avril 2020, la société KIRVING mentionne sur son site l’existence d’un Pack GED.

Ce pack comprend :

  • un ensemble de licences du progiciel : “Standard Edition Audros”.

  • un ensemble de services : installation, paramétrage, formation, support.

Pour qui ?
Pourquoi ?

Ce pack peut convenir à des usages divers, mais il est pensé pour les équipes projet prioritairement : que ce soit en bureau d’études, dans un service technique d’une entreprise, dans une association…

Les avantages sont multiples :

  • Dans un domaine où il faut souvent des mois, voire des années pour atteindre un résultat, ce pack se caractérise par une mise en œuvre ultra rapide : moins d’un mois ! 
  • Les périmètres financiers, fonctionnels et technique sont précis et convenus à l’avance.
  • Le progiciel choisi est une référence dans l’organisation des données techniques en entreprise. Le pack GED est donc fiable et extrêmement évolutif.

Ne vous y trompez pas, cela reste un investissement qui doit correspondre à une problématique.

Voici une liste de sujets qui reviennent systématiquement chez mes clients :

  • Limite de la gestion des fichiers avec des répertoires Windows : trop de dossiers, manque de logique.
  • Pas de référentiel unique de la documentation : multiplication de l’information.
  • Pas de sécurité des données et des fichiers : perte de données parfois sensibles.
  • Encore trop de documents au format papier (très loin du 0 papier).
  • Pas de cycle de validation des documents, ou alors de façon manuelle.
  • Classement aléatoire, au bon vouloir de chacun de la documentation.
  • Pas d’interface entre les données techniques et les fichiers CAO.
  • Manque de traçabilité des modifications : diffusion des mauvais indices.
  • Pas d’outil pour gérer correctement le versionnement des fichiers.

Des exemples concrets ?

Classement : Lorsque vous créez un document, il se range automatiquement dans le bon dossier. Pas de risque d’erreur.
Synthèse : Vous avez besoin de récupérer l’ensemble des documents d’un projet, d’un dossier ou d’un produit. Vous pouvez générer en 1 clic un fichier PDF qui est la fusion de l’ensemble des documents, avec un sommaire pour naviguer.
Conversion PDF : Lorsque vous validez un document WORD ou EXCEL, il est automatiquement converti en PDF. Le fichier natif est caché ; seul le fichier PDF est consultable.
Garantie : Pas de risque de diffusion ou d’utilisation d’un document non valide : une bannière est automatiquement appliquée sur le fichier pour vous l’indiquer.

Ces fonctionnalités sont 100% standard. 

Illustration d’une arborescence “Projet”
Document en cours de validation

Pour un investissement limité en coût et en temps, vous garantissez la traçabilité et la pérennité de vos documents.
Vous avez franchi le cap de la mise sous contrôle de vos documents dans une GED technique.
Vous avez fait le plus dur.
Et vous avez sous la main la puissance et la souplesse de la suite logicielle Audros, ce qui vous permet ensuite, si les besoins s’en ressentent, d’étendre le périmètre, d’exploiter des fonctions plus avancées : gestion de projet avec Gantt, processus complexes de modification / validation, pilotage de la CAO, et toute autre fonctionnalité propre à votre activité.

Ma conclusion

Il ne faut pas attendre d’avoir un problème d’organisation de sa documentation pour démarrer une réflexion sur le sujet.

Vous l’aurez compris, si ce n’est pas un cadeau de Noël, cela doit faire partie des bonnes résolutions pour l’année prochaine.

J’espère que ce retour d’expérience vous a plu.

A votre disposition pour plus d’information sur l’utilisation de ce pack GED pour votre projet.

Au plaisir d’échanger avec vous prochainement !

Hervé JHISTARRY

J’allais oublier. Il existe aussi un pack “pour les plus grands”, le Pack PLM.
J’aurai sûrement l’occasion de revenir vous en dire plus sur ce sujet.

Catégories : Communication KirvingGED